mit weniger Aufwand erfolgreicher

Wie du mit weniger Aufwand erfolgreicher wirst

Du kennst doch bestimmt auch den Spruch „weniger ist mehr“ oder? Genau darauf basieren die folgenden Konzepte, die ich dir nun vorstellen will und die dir dabei helfen, mit weniger Aufwand erfolgreicher zu sein.

Dabei will ich dir aber auch vorab mitteilen, dass du natürlich trotzdem die entsprechende Arbeit leisten muss, um dein Ziel zu erreichen. Die Konzepte zeigen dir allerdings wie du effizienter arbeiten kannst d.h. wie du es schaffst mit weniger Energie- und Zeitaufwand deine Aufgabe zu erledigen.

Der Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz

Um mit weniger Aufwand erfolgreicher zu sein, musst du effizienter arbeiten. Dazu solltest du wissen, worin  der Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz liegt.

Effektiv bist du ganz einfach immer dann, wenn du irgendetwas tust, was dich deinem Ziel näher bringt.
Effektivität bedeutet also kurz gesagt: „Die richtigen Dinge tun“

Effizient arbeitest du dann, wenn du eine Aufgabe mit möglichst wenig Aufwand erledigst. Du optimierst also deine Vorgehensweise wie du dein Ziel erreichen kannst, anstatt einfach irgendetwas zu tun, was dich deinem Ziel näher bringt.
Effizienz bedeutet also kurz gesagt: „Die Dinge richtig tun“

Eine effiziente Vorgehensweise bedeutet allerdings nicht gleich, dass es auch effektiv ist. Das Ziel ist es also, sowohl effektiv als auch effizient zu arbeiten.


 

Das folgende Beispiel soll dir noch einmal den Unterschied veranschaulichen:

Nehmen wir an, du willst einen Baum mit einer Axt fällen. Effektiv bist du, wenn du einfach drauf los legst, auch wenn die Axt stumpf ist und du dadurch viel Kraft und Zeit benötigst, um den Baum zu fällen. Effizient bist du dagegen, wenn du die Axt vorher schärfst und dadurch weitaus weniger Kraft und Zeit für deine Aufgabe benötigst.


 

Dieses Beispiel zeigt auch sehr gut, dass eine gute Vorbereitung unerlässlich ist, damit du effizient arbeiten kannst und dein Ziel entsprechend schnell und mit minimalen Aufwand erreichst. Abraham Lincoln hat es ähnlich ausgedrückt:

„Wenn ich acht Stunden Zeit hätte um einen Baum zu fällen, würde ich sechs Stunden die Axt schleifen.“

Jetzt will ich dir aber die Konzepte vorstellen, womit du mit weniger Aufwand erfolgreicher wirst.

 

1. Das Pareto Prinzip

Das Pareto Prinzip (auch: 80-20 Prinzip genannt) ist eine Möglichkeit, wie die effizienter arbeiten kannst. Dabei geht man von der Annahme aus, dass 20 % der Arbeit, die du für eine Aufgabe aufwenden musst (Input) ganze 80 % zur Erledigung der Aufgabe (Output) beitragen. Andersherum gilt das gleiche: 80 % des Inputs bewirken lediglich  20 % des Outputs. Es konnte tatsächlich nachgewiesen werden, dass eine derartige Verteilung von Input und Output in sehr vielen Bereichen vorhanden ist. Dabei kann es sogar noch extremer ausfallen z.B. eine 10-90 Verteilung.

Wenn du nun mittels des Paretos Prinzips deine Vorgehensweise für die Erreichung eines bestimmten Ziels optimieren willst, musst du die folgenden Schritte tun:

  1. Finde heraus, was die wichtigsten Tätigkeiten sind, die den größten Einfluss auf das Endergebnis haben
    (Was sind die 20 % des Inputs, die die 80 % des Outputs bewirken?)
  2. Schreibe dir diese Tätigkeiten auf und priorisiere diese noch einmal nach Wichtigkeit
  3. Konzentriere dich auf die Bearbeitung dieser 20 % und erledige diese Tätigkeiten so gut wie du kannst

In den meisten Fällen genügt es bereits, sich auf die 20 % zu konzentrieren, um ein gutes Endergebnis zu erzielen. Vor allem kannst du durch die Konzentration auf das Wesentliche mit einem minimalen Aufwand dieses gute Resultat erzielen.

Wenn du allerdings ein sehr gutes Ergebnis erzielen willst, muss du auch mehr leisten. Dabei steigt der Aufwand aber nicht linear mit der Qualität des Ergebnisses, sondern vielmehr exponentiell. Das bedeutet, dass du für 90 % des Ergebnisses nicht 30 % Input leisten musst, sondern vielleicht 50 % und wenn du 95 % des Ergebnisses erreichen willst, musst du evtl. schon 75 % an Leistung aufwenden. Da bleibt nicht mehr viel Zeit für andere Dinge und das sollte dir vorher bewusst sein.


 

Aber lass es mich dir anhand eines Beispiels darstellen:

Nehmen wir an, du interessierst dich sehr für das Thema Finanzen so sehr, dass du beschließt ein Experte in diesem Bereich zu werden. Dafür musst du zuerst herausfindest, was die wesentlichen Dinge (20 %) sind, die du tun musst, um dort hin zu kommen. Zum Beispiel ließt du die 10 besten Finanzbücher oder absolvierst ein Studium in diesem Bereich. Dadurch bist du in der Lage ungefähr zu 80 % dein Ziel zu erreichen, aber du bist noch kein Experte, obwohl du dich schon sehr gut auskennst. Damit du dich einen Experten nennen kannst, musst du ungefähr 10.000 Stunden Arbeit investieren! (Das ist sehr viel mehr Zeitaufwand, als 10 Bücher zu lesen oder ein Studium zu absolvieren). Diese 10.000-Stunden-Regel wurde von dem US-Psychologen Anders Ericsson aufgestellt. Er hat nämlich in einer Studie herausgefunden, dass sich jeder mit einer Sache mindestens 10.000 Stunden beschäftigen müsse, bevor er auf einem Gebiet zu den Besten der Welt gehöre.

Was machst du aber, wenn du dich auch z.B. für Fitness interessierst, 5 mal pro Woche trainieren gehen willst und mehr über Training und Ernährung erfahren willst, um du dich dort ebenfalls zu verbessern?
Mehrere zeitaufwendige Ziele zu verfolgen könnte sich somit als sehr schwierig herausstellen. Du musst also entweder deine sportlichen Ziele vernachlässigen und die voll und ganz auf das Thema Finanzen konzentrieren, um die restlichen 20 % des Ziels, ein Finanzexperte zu werden, erreichen zu können oder du sparst dir eine Menge Zeit und Energie (ganze 80 % !!!), indem du dich mit 80 % des Zielzustandes zufrieden gibst (was ja auch gut ist). 


 

2. Das Parkinsosche Gesetz

Der britische Soziologe C. Northcote Parkinson hat bereits 1955 das folgende Gesetz formuliert:

„Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihrer Erledigung zur Verfügung steht“
– und nicht in dem Maß, wie komplex sie tatsächlich ist.

Was bedeutet das jetzt aber genau?

Im Prinzip bedeutet es, dass dir die Aufgabe, subjektiv gesehen, umfangreicher erscheint, wenn du für die Erledigung dieser Aufgabe viel Zeit eingeplant hast bzw. bekommen hast.

Was heißt das nun für dich?

Du kannst von dieser Erkenntnis profitieren, indem du dir selbst die zur Verfügung stehende Zeit verkürzt. Du setzt dir also für die Erledigung der Aufgabe einen engeren Zeitrahmen, nach dem du dich richtest, anstatt dich an den vorgegeben zu orientieren. Der Grund dafür ist, dass du dadurch mehr Druck bzw. Stress verspürst. Vielleicht fragst du dich jetzt: „Aber ist Stress denn nicht etwas Schlechtes?“ oder „Warum sollte ich mich selbst unnötig unter Stress setzen?“. Stress wird umgangssprachlich negativ assoziiert, obwohl es auch positiven Stress gibt! Positiver Stress (Eustress) ist gut, denn es bündelt deine Energie und verbessert deine Konzentration auf deine Aufgabe. Wenn du also diesen künstlichen Druck verspürst, sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass du dich vom Arbeiten ablenkst, indem du z.B. bei Facebook aktiv bist. Du solltest aber natürlich darauf achten, dass du nicht so viel Stress erzeugst, dass es zu negativen Stress (Disstress) wird. Dann kannst du nämlich nicht mehr klar denken und brauchst eine Pause.

 

3. Eisenhower-Prinzip

Diese Methode verwendet man vor der eigentlichen Bearbeitung der Aufgaben. Es geht hierbei nämlich um die Strukturierung der anstehenden Aufgaben. Wenn man viele Aufgaben auf einmal zu erledigen hat, fühlt mich sich schnell mal überfordert. Fakt ist, dass man nicht alles gleichzeitig machen kann und dass man bei unstrukturierten Vorgehen schnell den Überblick verliert. Das bewirkt ineffizientes Vorgehen bzw. schlichtweg Zeit- und Energieverschwendung.  Das Eisenhower-Prinzip hilft dir dabei, mit weniger Aufwand erfolgreicher mit diesem Problem umgehen zu können.

Aufgaben klassifizieren

Der erste Schritt bei der Strukturierung der anstehenden Aufgaben ist die Klassifizierung der Aufgaben. Dabei stehen zwei Kriterien zur Auswahl:

  1. Wichtigkeit der Aufgabe
  2. Dringlichkeit der Aufgabe

Eine Aufgabe kann entweder wichtig oder unwichtig, dringlich oder nicht dringlich sein. Dadurch ergeben sich 4 verschiedene Kombinationsmöglichkeiten, die mit einer Tabelle dargestellt werden können:

 

Dringlichkeit
dringend nicht dringend
Wichtigkeit  wichtig  A
Sofort selbst erledigen
B
Terminieren und selbst erledigen
nicht
wichtig
C
An kompetente Mitarbeiter delegieren
D
Nicht bearbeiten (Papierkorb)

 

Generell gilt es zu vermeiden, sich selbst mit unwichtigen Aufgaben zu beschäftigen, da man die Zeit besser nutzen kann, indem man sich mit wirklich wichtigen Dingen beschäftigt.

 

Kategorie D

Bevor du mit der Bearbeitung der Aufgaben beginnst, lässt du die unwichtigen und nicht dringlichen Aufgaben einfach weg. Um herauszufinden, ob es sich um eine wirklich so unwesentliche Aufgabe handelt, musst du dir die Frage stellen:

„Hätte es eine negative Konsequenz, wenn ich diese Aufgabe nicht erledigen würde?“

 Lautet die Antwort „Nein“, streiche diese Aufgabe sofort weg und kümmere dich lieber um die wichtigen Dinge.

Kategorie C

Delegierbare Aufgaben sind solche, die einfach zu erledigen sind, sodass es auch problemlos jemand anderes übernehmen kann. Darüber hinaus sind diese Aufgaben nicht wichtig, müssen aber in naher Zukunft erledigt werden. Daher bietet es sich an, diese Aufgabe weg zu delegieren, um mehr Zeit zu schaffen.

Allein durch das Eliminieren und Delegieren kannst du dir viel Aufwand sparen, ohne dass sich das Resultat verschlechtert.

Kategorie B

Es handelt sich hierbei und wichtige aber nicht dringend zu erledigende Aufgaben. Du musst diese Aufgaben selbst durchführen, aber erst in Zukunft. Dafür ist es sinnvoll, festzulegen, wann genau du mit der Bearbeitung anfängst und wann du fertig sein willst. Dabei solltest du dir nicht zu viel Zeit lassen oder die Aufgabe unnötigerweise aufschieben, denn es ist grundsätzlich besser, wenn wichtige Aufgaben frühzeitig erledigt werden, sodass der Zeitdruck nicht zu hoch ist und Disstress dazu führt, dass du dich überfordert fühlst.

Kategorie A

Alle Aufgaben, die in diese Kategorie fallen, müssen sofort selbst durchgeführt werden. Es sind die Aufgaben mit höchster Priorität und sollten daher deine volle Aufmerksamkeit bekommen. Erst wenn du diese Aufgaben abgearbeitet sind, kümmerst du dich um die Kategorie B (sofern die darin enthaltenen Aufgaben nicht bereits zur Kategorie A gehören, weil sie dringlich geworden sind).

 


 

Fazit:

Mit den genannten Strategien kannst du erwiesenermaßen mit weitaus weniger Aufwand erfolgreicher sein und du fühlst dich nicht mehr überfordert oder gestresst. Probiere es einfach aus und wirst erstaunt sein, dass weniger wirklich mehr ist!